Termos de uso

Última atualização: 16 de outubro de 2026

Estes termos regem o uso do ContaDocs, portal do cliente com confirmação de leitura oferecido por assinatura a escritórios de contabilidade (“Escritório”). O Escritório usa o ContaDocs com a própria marca para entregar documentos aos seus clientes e registrar quem abriu e confirmou cada um.

1. Quem é quem

• Escritório: a pessoa jurídica que contrata um plano e cadastra a equipe e os clientes.
• Equipe: as pessoas do Escritório com acesso ao painel. São ilimitadas em todos os planos.
• Cliente: a empresa ou pessoa física atendida pelo Escritório. As pessoas do Cliente entram no portal sem senha, por um código de 6 dígitos ou pelo link do aviso.
• ContaDocs: a plataforma, que guarda os arquivos cifrados, envia os avisos e mantém o histórico de leitura.

2. O serviço

O ContaDocs permite ao Escritório:

• enviar documentos (guias, folha, balancetes, certidões), que são lidos e separados por cliente automaticamente, com revisão antes de publicar;
• avisar o Cliente por WhatsApp, e-mail e notificação no celular, sempre com um link para o portal e nunca com o arquivo anexado;
• registrar abertura, visualização e confirmação de leitura em um histórico à prova de alteração, com comprovante em PDF;
• conversar com o Cliente, pedir documentos e enviar comunicados.

O ContaDocs não substitui o sistema contábil do Escritório, não calcula tributos e não confere o conteúdo dos documentos. A responsabilidade pelo conteúdo, pelos valores e pelos prazos informados é do Escritório.

3. Planos, teste e cobrança

• O preço é por cliente ativo, conforme a tabela publicada no site. Usuários da equipe, documentos e avisos por e-mail e celular são ilimitados.
• O teste grátis dura 30 dias, sem cartão, com até 10 clientes e 2 GB.
• Cada plano inclui uma cota mensal de mensagens de WhatsApp. Ao esgotar, os avisos seguem por e-mail e notificação no celular até a virada do mês.
• A cobrança é mensal, por Pix, boleto ou cartão. Sem pagamento após o período de tolerância, a conta passa a somente leitura: a equipe e os clientes continuam vendo e baixando tudo, mas novas publicações e avisos param.

4. WhatsApp do Escritório

Os avisos por WhatsApp saem do número do próprio Escritório, conectado por QR Code. O Escritório declara que tem autorização dos clientes para contatá-los por esse canal e aceita que o WhatsApp pode limitar ou bloquear o número conforme as regras dele. O ContaDocs aplica limites diários e intervalos entre mensagens para reduzir esse risco, mas não garante a entrega.

5. Obrigações do Escritório

• Manter os dados dos clientes e contatos corretos e atualizados.
• Conferir os documentos na revisão antes de publicar quando o reconhecimento automático pedir.
• Proteger o acesso da equipe: senha só da pessoa e acesso desativado de quem sai do escritório.
• Não usar o ContaDocs para enviar conteúdo ilícito, propaganda não solicitada ou documentos de terceiros sem base legal.

6. Valor do histórico de leitura

O comprovante registra data, hora, endereço IP, aparelho e a impressão digital do arquivo (SHA-256) de cada evento, encadeados de forma que qualquer alteração fique evidente. Ele serve como prova de que o documento foi entregue e aberto pela pessoa identificada, mas não equivale a assinatura digital com certificado ICP-Brasil.

7. Dados e privacidade

Em relação aos dados dos clientes, o Escritório é o controlador e o ContaDocs é o operador, nos termos da LGPD. O tratamento está descrito na Política de privacidade.

8. Cancelamento e saída

O Escritório pode cancelar a qualquer momento, sem multa. Depois do cancelamento, a conta fica 90 dias em somente leitura para exportação dos documentos e comprovantes. Passado esse prazo, os arquivos são apagados e as chaves de cifragem descartadas, salvo obrigação legal de guarda.

9. Disponibilidade e responsabilidade

O ContaDocs busca disponibilidade contínua, com backups diários cifrados, mas pode ter interrupções para manutenção ou por falhas de terceiros (provedores de e-mail, WhatsApp, data center). A responsabilidade do ContaDocs fica limitada ao valor pago pelo Escritório nos 12 meses anteriores ao evento.

10. Foro

Fica eleito o foro da comarca de São Paulo/SP para resolver questões destes termos.